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転職活動において、求人企業に直接応募をする場合、メールでどんな文書を作って送ったらいいのかってわからなかったりしませんか？
- 本文の前に件名はどうしたらいい？
- 宛名はどうしたらいい？
- 何かしらのアピール文も必要？
- 添付ファイルの拡張子は何が適切？
- 添付ファイルにパスワードは必要？
- ビジネスマナー的にこれで大丈夫？
と、一見細かいことのように感じますが、志望している会社に送る一通目のメールともなると、第一印象も大事ですし、慎重になったりもしますよね。
そこでこの記事では、メールで応募をする時の注意点として、メール本文の例文や履歴書・職務経歴書を添付する時のポイントについて解説していきます。
メールで応募する時の件名とメール本文
件名
件名は要件を手短に伝えるようにしましょう。
担当者にもよりけりですが、件名を確認して、【その場で見る必要があるメール】or【後で確認すればいいメール】を判断している場合も少なくありません。
できれば【その場で見る必要があるメール】と判断してもらえた方がいいですよね。
件名によって、対応の優先順位は変わるんです。
そして件名を手短にした方がいい理由は2つあります。
- 長い文章は読みづらい
- メールを開く前に何のメールかわからない
だから件名は要件を手短に伝えることが大切なんです。
例としてはこんな件名がいいでしょう。
【○○（ポジション名）への応募について/○○ ○○（自分の名前フルネーム）】
ポイント
件名には【応募】と【ポジション名】、それから【自分の名前】を記載するようにしましょう。
この3つがあれば、メールの内容が一発でわかります。
メール本文
それでは応募メールの内容を見ていきましょう。
株式会社○○ （会社名）
○○部 （部署名）
○○様 （担当者名）
会社名、部署名、担当者名、いわゆる宛名を最初に書きましょう
部署名がわからなければ書かなくて大丈夫です
担当者名がわからない場合は、【採用ご担当者様】としましょう
はじめまして。
○○ ○○（自分の名前フルネーム）と申します。
まずは挨拶からです
この度御社ホームページで募集されている、
○○（ポジション名）に応募したくご連絡差し上げました。
どこで募集していたのかを記載しておくと相手にも伝わりやすいです
私はこれまでに○○のような実績があり、
今後は○○の経験を積んでいきたいと考えていたところ、
御社であればそれが実現できるのではないかと思い、
志望致しております。
自己PRや志望動機を簡単に入れておくとインパクトを与えることができます
お忙しいかと存じますが、
履歴書、職務経歴書を添付致しますので、
ご査収の上、是非とも面接のご機会を頂けますと幸いです。
相手を気遣う言葉を忘れずに入れましょう
尚、添付ファイルにはパスワードを設定しております。
パスワードは次のメールにてお送り致します。
パスワード設定のことも本文に記載し、2通目にパスワードを記載して送りましょう
何卒、宜しくお願い致します。
------------------------------------------------------
○○ ○○ （自分の名前フルネーム）
tel：○○ （自宅or携帯電話番号）
mail：○○ （メールアドレス）
------------------------------------------------------
結びの言葉と署名は簡単で構わないので、忘れずに入れておきましょう
ポイント
添付するファイル名はわかりやすい名前にしましょう。
わかりやすいとは、【誰の】【何の】ファイルで、【いつのもの】の3点がわかればOKです。
【ファイル名例】
- 履歴書(フルネーム)_20191001
- 職務経歴書(フルネーム)_20191001
尚、「応募したいけど必須条件を満たしていない場合はどうしたらいいか」という質問もよく受けますので、それについては、以下の記事にまとめています。
-
-
【エンジニア転職】必須スキルを満たしていない求人への応募はどうするべき？
続きを見る
パスワードの送り方
パスワードは上記の応募メールを送った後にすぐに送りましょう。
応募メールとパスワードを送るメール、あらかじめ2通作成した状態にしてから送信することをおススメします。
そうすると担当者側で、連続でメールを受信するため確認がとりやすいです。
これが1通目送ったあとに少し時間が経ってしまうと、担当者は他の人からのメールも受信する確率が高めるため、連続ですぐに確認がとれなくなります。
パスワードメールがきてから対応すればいいかと思われてしまうと、その時点で優先順位が下がってしまいますので注意が必要です。
それではパスワード送付の例文を見ていきましょう。
件名： パスワード送付について/○○ ○○（自分の名前フルネーム）
株式会社○○ （会社名）
○○部 （部署名）
○○様 （担当者名）
宛て名は応募メールと同じにしましょう
先程○○（ポジション名）に応募させて頂いた○○ ○○（自分の名前）です。
各添付ファイルのパスワードをお送りします。
名乗ってから要件を簡単に伝えましょう
- 履歴書(フルネーム)_20191001
パスワード：××××××××
- 職務経歴書(フルネーム)_20191001
パスワード：××××××××
パスワードは同じものを設定しても構いません
お忙しいところ恐れ入りますが、
ご査収の程、何卒宜しくお願い致します。
------------------------------------------------------
○○ ○○ （自分の名前フルネーム）
tel：○○ （携帯電話番号）
mail：○○ （メールアドレス）
------------------------------------------------------
応募メールと同じ署名をつけましょう
注意
応募前に以下のような確認メールを送る人が稀にいます。
- 応募してもよろしいでしょうか？
- 履歴書、職務経歴書を送ってもいいでしょうか？
実際このような確認のメールは担当者の手間になるだけであり、メリットが一切ないので送るのは辞めましょう。
もし不安な点がある場合は、その旨を上記のメール例文に付け加える形で送ることをおススメします。
添付ファイルにパスワードは必要？
例文にも当然のようにパスワード設定のことを記載していますが、そもそも添付ファイルにパスワードっているの？と思った人もいるでしょう。
パスワード設定は必要です。
履歴書、職務経歴書については、個人情報を含む立派な機密書類です。
あなたの大事な個人情報を、あなた自身が漏らすような行為は、セキュリティに対する意識の低い人という印象になりやすいためおススメできません。
注意
そもそも履歴書がどこの誰かもわからない人に、もしも誤って送ってしまった時のことを考えてみてください。
あなたの名前や住所、連絡先、経歴まで全て見られてしまいますよね。
メールは送信ボタンを押すと基本的に送信を取り消すことができないので、事前にパスワードを設定しておくことで最悪の自体を避けることができます。
そのため、添付するファイルにはパスワードを設定しておきましょう。
履歴書・職務経歴書はPDFで送るべき理由
履歴書、職務経歴書は多くの人がWordかExcelで作成していると思います。
そのままWord、Excelのファイル形式で送っても、それが理由で見送りになったりはしませんが、PDFにして送った方がいい理由があります。
それは、
- PDFは型崩れしない
Word、Excelの場合、例えばあなたの使っているパソコンがMac、担当者の使っているパソコンがWindowsであった場合、ファイルを開くことはできても、OSが異なると微妙に型が崩れてしまって見にくくなってしまうことがあるんです。
これは互換の問題であり、同じOSで同じバージョンのソフトを使っていれば全く問題ないのですが、そうではないケースもありますよね。
せっかく綺麗に段落も揃えて作成したのに、担当者がそのファイルを開いて段落がずれてしまったとしたら、本末転倒です。
そんな時、PDFファイルであれば型が崩れてしまうことがありませんので、あなたの作成したファイルを、担当者がそのままの形で見ることができます。
注意
Macに入ってるPagesというOfficeのようなソフトがありますが、これはWindowsでは開くことができません。
ファイルを開くことができないと、互換があるとかないとか以前の問題です。
Pagesを使って履歴書、職務経歴書を作成している場合には、余計にPDFファイルに変更して求人企業へ送ることをおススメします。
Macのシェアが増えてきているとはいえ、まだまだWindowsのシェアの方が大きいですからね。
ちなみにStatCounterによると、日本のデスクトップOSシェアは以下のようになっています。(2019年9月時点)
転職エージェントなら全てやってくれる
ここまで、直接メールで応募をする場合の件名や本文、添付ファイルのファイル形式について説明してきましたが、はっきり言って転職エージェントを使えばこれらを気にする必要は全くなくなります。
何故なら転職エージェントからの応募の場合、応募手続きに関することは全てエージェントがやってくれます。
あなたはエージェントからのアドバイスを受け、履歴書、職務経歴書を完成させてエージェントに渡してさえおけば万事OKです。
あとはエージェントが必要に応じて件名、本文の作成及び、添付ファイルのファイル形式変更なども対応してくれますよ。
ポイント
実は求人企業毎に、Word、Excel、PDFと、どの形式で送って欲しいといった要望がエージェントにはきていたりします。
理由はファイル管理のしやすさであったり、会社のパソコン環境として動作の早いものや遅いものがあったりするからです。
こういった情報は個人だと入手しずらいと思いますので、エージェントを使う1つのメリットにもあげられますね。
転職エージェントをどこに登録しようかと悩まれる場合は、まずはIT専門の【レバテックキャリア】がおススメです。
業界専門であるだけに、求人企業毎に特徴をしっかりと掴んでくれていますので、手厚いサポートを受けることができます。
メールで応募する時の注意点まとめ
求人サイトや転職エージェントを介さずに、直接メールで応募する時のポイントについて解説してきました。
大事なことは担当者が自分の作ったメールを受け取った時、どのように思うだろうか？という視点を持つことです。
また、応募するメール＝最初のメールとなりますので、アピールしたいことはたくさんあっても、メールに記載する本文には必要最低限にしておきましょう。
そこでいかに担当者に興味を持ってもらえるように書けるかも大事なポイントになってきます。
どうしても長くなってしまって短くできないという場合には、「履歴書に御社への志望動機と私のアピールポイントを記載させて頂きました」という一文を入れておくのも手ですね。
メールの内容は、ビジネスマナーができている人がどうかを判断される材料にもなりますし、多少なりとも書類選考の合否に関わってきます。
また、見やすさは担当者の優先順位付けに関わってきますので、総じて応募メールは手を抜かずに作成しましょう！
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